各部门：
根据工作安排，学校档案室将对全校2019年度形成的各类文件材料进行接收归档，现将有关事宜通知如下：
一、请各部门按照归档主要范围（见附件1），将应归档的各类文件材料收集齐全，填写档案移交（接收）目录登记簿（见附件3），经本单位负责人审核、签字并加盖单位印章，按归档日期（见附件2）到学校档案室（综合楼12楼）进行归档。
二、立卷归档的材料必须是原件，复印件原则上不得归档，移交的文件材料必须符合档案归档要求。
三、档案是记载历史的重要载体，请各单位主要领导高度重视，安排专人具体负责本单位的归档工作，并于4月15日前将分管档案工作领导和档案信息人员姓名和联系电话发至邮箱dzbgs@imnc.edu.cn，便于及时沟通和业务指导。
联系人：莫日根 电话：6585865 15248009001
附件：1.黄金城hjc30vip5678各单位年度归档主要范围
2.归档时间安排表
3.档案移交（接收）目录登记簿
2020年4月9日
附件1：
黄金城hjc30vip5678各单位年度归档主要范围
一、党群档案归档主要范围及执行单位
凡是在学校党群管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录均属党群档案。主要包括：
1、上级有关党的建设工作的文件材料；
2、学校及部门党群工作的中长期规划、年度计划、工作总结、会议记录；
3、学校及部门党群工作的各类规章制度；
4、学校及部门党群工作的简报、通讯、情况交流、情况反映等材料；
5、学校及部门召开的有关党群工作的各类重要会议材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；
6、学校及部门主办或承办的有关党群工作重大活动材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；
7、各级部门表彰党群工作先进的申报材料、获奖名单、奖状等材料；
8、学校及部门党群工作各类统计报表、各类花名册；
9、部门年度工作总结所述特色工作所形成的相关的文件材料；
10、其他有长期保存利用价值的材料。
执行单位：党政办公室、 党委组织部、党委宣传部、党委统战部（党群党总支）、党委学生工作部（学生工作处、武装部)、纪委办公室（监察专员办公室）、工会、团委、离退休人员工作处（离退休人员党总支）、行政党总支、教辅党总支、各学院党总支等。
二、行政档案归档主要范围及执行单位
凡是在学校行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录均属行政档案。主要包括：
1、上级有关高校行政管理的文件材料；
2、学校或部门行政工作的中长期规划、年度计划、工作总结、会议记录等；
3、学校或部门行政工作的各类规章制度；
4、学校或部门行政工作的简报、通讯、情况交流等文件材料；
5、学校或行政部门召开的有关行政工作的各类重要会议材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；
6、学校或部门主办或承办的有关行政工作的重大工作材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；
7、学校或部门有关行政工作与校内外有关单位签定的各类合同、协议书等文件材料；
8、上级有关单位及学校或部门表彰先进的申报材料、获奖名单等文件材料；
9、学校或部门行政工作各类统计报表、花名册；
10、部门年度工作总结所述特色工作所形成的相关的文件材料；
11、其他有长期保存利用价值的材料。
执行单位：党政办公室、人事处、发展规划与学科建设处、财务处、国有资产管理处、审计处、就业指导处、保卫处、后勤管理处、各学院、图书馆、学报编辑部、教师发展与教学评估中心、对外合作与交流中心、信息与网络中心、翻译研究中心 （民族教育研究中心）、创新创业学院等部门。
三、外事档案归档主要范围及执行单位
凡是学校与外国学校、团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、国际会议、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录均属外事档案。主要包括：
1、上级有关外事工作的文件材料；
2、学校或部门有关外事工作的中长期规划、年度计划、工作总结、会议记录等；
3、学校或部门有关外事工作的各类规章制度等；
4、学校或部门有关外事工作的简报、情况交流等文件材料；
5、学校或部门关于外事工作的各类重要会议材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；
6、学校或部门主办或承办的重大外事活动、国际会议的材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；
7、学校或部门关于外事工作与海内外、校内外有关单位签定的各类合同、协议书文件材料；
8、上级单位和学校或部门表彰外事工作先进的申报材料、获奖名单、奖状等材料；
9、学校或部门有关外事工作的各类统计报表；
10、学校师生员工因公出国申请报告及批准材料；
11、邀请、聘请外籍人士的请示、批复等以及外籍人士在校活动的文件材料；
12、外国留学生工作的有关文件材料；
13、部门年度工作总结所述特色工作所形成的文件材料；
14、其他有长期保存利用价值的材料。
执行单位：对外合作与交流中心
四、教学档案归档主要范围及执行单位
凡是在教学管理、教学实践和教学活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录均属教学档案。主要包括：
1、上级、学校有关教学工作、实验室建设（包括国家重点实验室）的文件材料；
2、学校或部门关于教学工作、实验室工作的中长期规划、年度计划、工作总结、会议记录等；
3、学校或部门关于教学工作、实验室工作的各类规章制度、简报、情况交流等文件材料；
4、学校或部门召开的关于教学工作各类重要会议的材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；
5、学校或部门关于教学改革所形成的文件材料；
6、学校或部门主办或承办的有关教学工作重大活动材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；
7、上级单位和学校部门表彰教学工作、实验室工作先进的申报材料、获奖名单、奖状等文件材料；
8、学校或部门有关教学工作、实验室工作的各类统计报表；
9、汇总并审核院系在教学管理、教学实践、学位、毕业等教学工作中形成的学科建设、学籍管理（包括学籍变更、学生奖惩）、成绩大表、毕业就业、招生及验印名册、教材、论文等文件材料；
10、有关实验室设立、调整、更名、撤换，以及实验室条件建设和环境改造过程中产生的重要文件材料；
11、实验室论证、评估、申请、审批材料；
12、自编教材；
13、教育部动态数据统计，本科教学质量报告；
14、其他有长期保存利用价值的材料。
执行单位：教务处、学生工作处、各学院教学科研办公室、就业指导处。
五、科研档案归档主要范围及执行单位
凡是在科研管理、科研活动（包括国防科研）中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录均属科研档案。科研综合档案及专利档案。主要包括：
1、上级部门有关科研工作的文件材料；
2、学校或部门关于科研工作的中长期规划、年度计划、工作总结、会议记录等；
3、学校或部门制定的关于科研工作的各类规章制度；
4、学校或部门关于科研工作的简报、情况交流等文件材料；
5、学校或部门召开的有关科研工作的各类重要会议、承办的各类重要专项活动所形成的材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；
6、上级部门下达的科研计划及科研经费；
7、学校或部门关于科研工作与校内外单位签定的重要合同、协议书、备忘录等；
8、获奖科研项目及科研工作先进集体、个人等的申报材料、获奖名单、奖状等材料；
9、学校或部门有关科研工作的各类统计报表；
10、学校所获各类专利的申请材料、授权书及专利证书等；
11、部门年度工作总结所述特色工作所形成的文件材料；
12、已经结题的各类科研项目一套完整的材料；
13、其他有长期保存利用价值的材料。
执行单位：科技处、各学院教学科研办公室等。
六、基本建设档案归档主要范围及执行单位
凡是在学校基本建设管理、基本建设工程项目(新建、扩建、改建以及大、中型维修)和资产管理活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录均属基本建设档案。主要包括：
1、上级有关基建工作的文件材料；
2、学校或部门有关基建工作的中长期规划、年度计划、工作总结、会议记录等；
3、学校或部门有关基建工作的各类规章制度；
4、学校或部门有关基建工作的简报、情况交流等文件材料；
5、学校或部门关于基建工作召开的各类重要会议材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；
6、学校或部门主办或承办的有关基建工作重大活动的材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；
7、学校或部门关于基建工作与校内外有关单位签定的各类合同、协议书等文件材料；
8、学校各类房屋所有权证和土地使用证；
9、上级部门表彰基建、资产工作先进的申报材料、获奖名单、奖状等文件材料；
10、学校或部门有关基建、资产工作的各类统计报表；
11、学校新建、扩建、改建以及大、中型维修项目所形成的文件材料（包括招投标文件、前期文件材料、设计技术文件、施工技术文件、竣工验收文件、竣工图等）；
12、学校地上、地下管线，网络布线分布图等材料；
13、部门年度工作总结所述特色工作所形成的文件材料。
执行单位：后勤管理处、国有资产管理处等。
七、仪器设备综合档案归档主要范围及执行单位
凡是在科研设备管理中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录均属设备档案。主要包括：
1、上级有关仪器设备管理工作的文件材料；
2、学校或部门关于仪器设备工作的中长期规划、年度计划、工作总结等；
3、学校或部门关于仪器设备工作的各类规章制度；
4、学校或部门关于仪器设备工作的简报、情况交流等材料；
5、学校或部门召开的有关仪器设备工作的各类重要会议材料（包括照片、视频、音频等材料）；
6、学校或部门主办或承办的有关仪器设备工作的重大活动文件材料（包括照片、视频、音频等材料）；
7、上级和学校部门表彰仪器设备工作先进的申报材料、获奖名单、奖状等文件材料；
8、学校或部门有关仪器设备工作的各类统计报表；
9、部门年度工作总结所述特色工作所形成的文件材料；
10、单件设备5万元以上的仪器设备，从申购报告到安装使用一系列完整资料等；
11、其他有长期保存利用价值的材料。
执行单位：国有资产管理处、教务处、各学院等。
八、出版档案归档主要范围及执行单位
凡是在编辑出版报刊、图书、音像出版活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等不同形式、载体的历史记录均属出版档案。主要包括：
1、上级有关出版工作的文件材料；
2、学校或部门关于出版工作的中长期规划、年度计划、工作总结等；
3、学校或部门关于出版工作的各类规章制度；
4、学校或部门关于出版工作的简报、情况交流等文件材料；
5、学校或部门召开的有关出版工作各类重要会议材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；
6、学校或部门主办或承办的有关出版工作的重大活动的材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；
7、上级部门表彰出版工作先进的申报材料、获奖名单、奖状等材料；
8、学校或部门有关出版工作的各类统计报表；
9、学校或部门出版发行的本校教师和名家的样书、期刊、学报、校报审稿单、底稿、样书等；
10、部门年度工作总结所述特色工作所形成的文件材料；
11、其他有长期保存利用价值的材料。
执行单位：学报编辑部、党委宣传部等。
九、财会档案归档主要范围及执行单位
凡是在学校财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等不同形式、载体的历史记录均属财会档案。主要包括：
1、上级有关财会工作的文件材料；
2、学校或部门有关财务工作的中长期规划、年度计划、工作总结、会议记录等；
3、学校财务预、决算报告；
4、学校或部门有关财务工作的各类规章制度；
5、学校或部门召开的有关财务工作的各类重要会议材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；
6、学校或部门主办或承办的有关财务工作的重大活动材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；
7、上级部门表彰财务工作先进的申报材料、获奖名单、奖状等材料；
8、学校或部门有关财会工作的各类统计报表、帐簿、凭证、工资清册等；
9、部门年度工作总结所述特色工作所形成的文件材料；
10、其他有长期保存利用价值的材料。
执行单位：财务处等。
附件2：
归档时间安排表
